Si estás organizando un evento donde la música tiene un lugar protagónico, seguramente te has cuestionado: ¿qué incluye realmente contratar a un artista profesional?
En este artículo te ayudamos a aclarar esa duda, para que puedas organizar tu evento con mayor certeza y prepararte con el presupuesto adecuado.
No importa si estás planeando un festival musical, un concierto, un jaripeo o una mayordomía, es importante que tengas en cuenta lo que hay detrás de una presentación musical exitosa.
Lo que hay detrás de un show musical
Contratar a un artista implica mucho más que pagar por su presencia. Detrás de cada presentación hay logística, instalaciones técnicas, producción y un equipo de trabajo para que todo salga perfecto.
Si bien, lo que se incluye en la contratación de artistas para eventos, depende de cada agencia, cuando se trata de un servicio profesional e integral, suelen contemplarse en la cotización una serie de elementos importantes, como:
1. Rider técnico: el mapa para que todo funcione
Es un documento donde se especifican todos los requerimientos del artista para poder ofrecer su show. Por ejemplo:
- Tipo y número de micrófonos
- Número de monitores y pantallas
- Canales de consola
- Iluminación mínima requerida
- Dimensiones del escenario
- Tiempos de montaje y desmontaje
- Posición de instrumentos o escenografía
Cada artista tiene su rider, dependiendo del tipo de show que ofrece. Si no se cumplen estos requisitos, el cantante o agrupación podría no presentarse o hacerlo con una calidad inferior.
Por eso, lo más recomendable es apoyarse en un servicio de producción profesional que pueda interpretar y cumplir con este documento.
2. Backline: instrumentos y equipo especializado
Este consiste en el equipo técnico y musical que necesita el artista y que “no viaja con él”. Algunos de estos elementos son:
- Baterías
- Amplificadores
- Teclados
- Pedales de efectos
Es común alquilar estos equipos localmente por cuestiones logísticas. Sin embargo, es importante saber los requerimientos para contemplarlos en el presupuesto.
Para lo anterior, es necesario definir la magnitud del evento y hacerlo saber a la agencia de contratación de artistas.
3. Sonido profesional: la base de todo buen espectáculo
Un mal sonido arruina cualquier espectáculo, por eso los requerimientos mínimos de sonido para un show en vivo son:
- Consolas de mezcla, digital o análoga
- Sistema de PA (sonido al público)
- Monitores (para que el artista se escuche a sí mismo)
- Micrófonos (inalámbricos o de diadema, según el caso)
- Técnicos de audio que operen el sistema
Debido a la importancia del sonido, los servicios de contratación serios lo incluyen en la cotización, para que los asistentes puedan disfrutar de un show de calidad.
4. Iluminación: crear el ambiente adecuado
Algunos elementos que forman parte de la iluminación profesional en un show musical son:
- Proyectores y paneles LED
- Máquinas de humo y niebla
- Estrobos
- Seguidor (luz que enfoca al artista)
- Control DMX para sincronización
Aunque puede pensarse que incluirlos es opcional, una mala iluminación puede afectar la experiencia del público y la visibilidad del artista en el escenario.
5. Camerinos y áreas de descanso
Los artistas requieren un espacio privado donde puedan prepararse antes del show. Esto puede ser desde un camerino de lujo, un cuarto acondicionado hasta un tráiler. Lo ideal es que cuente con:
- Espejo y sillas
- Ventilación o aire acondicionado
- Acceso a un baño
- Seguridad en el ingreso
6. Catering: previo y durante el show
En él se contemplan alimentos para el artista y su equipo y los requerimientos sueñen estar indicados en el rider. Algunas solicitudes comunes son:
- Botellas de agua
- Bebidas energéticas o café
- Alimentos ligeros (fruta, sándwiches)
- Menú caliente para todo el staff
Esta medida es parte de cuidar al talento que se contrata y asegurar que tenga las condiciones óptimas para su presentación.
7. Seguridad: para el artista y el público
Especialmente en eventos masivos o abiertos al público, la seguridad es un aspecto que no debe tomarse a la ligera. Para esto, es necesario contemplar aspectos como:
- Personal de seguridad para el artista
- Seguridad en backstage
- Coordinación con cuerpos de protección civil o policía local
Cuando la agencia no incluye este servicio, debes considerar este gasto aparte, para evitar riesgos innecesarios tanto para el artista como para tus invitados.
8. Road manager o staff técnico
Detrás de cada presentación hay personas que acompañan al artista y coordinan todo lo que sucede en el evento. Por ejemplo:
Road manager: acompaña al artista, revisa que se cumplan los tiempos, y es el contacto directo contigo o con la agencia.
Técnicos de audio o iluminación: montan y operan los equipos.
Stage manager: coordina los movimientos en el escenario.
Este personal es clave para el show y generalmente viaja con el artista, por lo que también se deben cubrir sus gastos de transporte, hospedaje y alimentación.
9. Transporte y hospedaje
Cuando contratas un artista de otra ciudad u estado, debes considerar los gastos de:
- Transporte (avión, camioneta)
- Hospedaje (habitaciones de hotel para el artista y su equipo)
- Viáticos (comidas y traslados locales)
Algunas agencias te ofrecen cotizaciones con logística incluida (hospedaje y transporte resuelto) y otras te lo dejan a ti. Te recomendamos aclarar este punto antes de contratar.
10. Producción general del evento
Además de todo lo anterior, algunas agencias también pueden ofrecer la producción del evento, es decir:
- Escenario (renta y montaje)
- Carpas y estructuras
- Decoración y ambientación
- Generadores de luz
- Coordinación general
En ese sentido, tener una sola agencia que resuelva desde la contratación del artista hasta el montaje técnico puede ahorrarte tiempo, dinero y muchos problemas de coordinación.
Busca asesoría con una agencia profesional
Lo más recomendable, al organizar un evento, es contar con la asesoría de una agencia con experiencia, que te recomiende al artista ideal según tu presupuesto y tipo de evento, te guíe en la firma del contrato y se encargue de:
- Revisar el rider técnico y verificar que todo se cumpla
- Coordinar con el venue (lugar del evento)
- Resolver detalles logísticos y técnicos
- Supervisar el montaje y desmontaje
- Ser enlace directo con el artista o su mánager
Además, las agencias especializadas pueden prevenir errores comunes, como no tener el equipo adecuado, ignorar las necesidades del staff o no cumplir con los tiempos de montaje.
Conclusión
En la contratación de un artista profesional, cada cotización puede variar según el artista, el tipo de evento y la agencia con la que trabajes. Por eso, te recomendamos preguntar y revisar con detalle qué incluye y qué no incluye cada propuesta.
Recuerda que, además de cubrir los servicios del artista, en tu presupuesto es importante contemplar todos los detalles necesarios para crear las condiciones donde el show pueda lucir con calidad, profesionalismo y sin contratiempos.
Contar con el respaldo de expertos en contratación y producción te permitirá disfrutar de tu evento con tranquilidad y la seguridad de que todo está en manos profesionales.
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