Descubre cómo las herramientas digitales revolucionan la gestión remota de proyectos para emprendedores y pymes.
Por: Pablo Herrada
CEO y Fundador de la agencia Clean Ranks
Como CEO y fundador de Clean Ranks, me gustaría compartir con ustedes cómo las herramientas digitales de gestión de proyectos han transformado por completo la manera en que operamos y colaboramos de manera remota en nuestra agencia SEO.
En un pasado no tan lejano, solíamos depender de reuniones presenciales y hojas de cálculo compartidas para mantenernos al tanto de nuestros proyectos. No obstante, con la evolución tecnológica que vivimos, cada vez hay más facilidades para trabajar a distancia y hemos descubierto múltiples herramientas digitales que nos han permitido gestionar proyectos de forma eficiente y organizada.
Antes de presentarte algunas de las herramientas digitales que utilizamos, me gustaría hablarte sobre algunas pautas que me han ayudado a elegir las herramientas más adecuadas y que considero que también pueden ser de mucha utilidad para ti y tu empresa:
- Flujos de trabajo
Considera que no todas las herramientas serán adecuadas para tu equipo. Identifica las necesidades de tu empresa, investiga opciones y elige la herramienta digital que mejor se adapte a lo que buscas. - Colaboración y comunicación
La herramienta que elijas debe facilitar la comunicación en tiempo real y la colaboración efectiva entre los diferentes miembros de tu equipo. - Facilidad de uso
No importa cuán poderosa sea una herramienta si tu equipo no puede usarla. Busca una interfaz intuitiva y amigable. - Integración con herramientas existentes
Asegúrate de que la herramienta se integre con las aplicaciones que ya utilizas para maximizar la eficiencia. - Funciones esenciales
Asegúrate de que la herramienta incluya características clave como asignación de tareas, seguimiento del tiempo, informes en tiempo real y planificación de recursos.
Una vez teniendo en cuenta estas pautas, te presento algunas de las herramientas digitales que uso junto con mi equipo de colaboradores para agilizar, organizar y gestionar los diversos proyectos que tenemos y que seguramente te van a servir también a ti para trabajar de forma más eficiente con tu equipo de trabajo. Estas herramientas son:
1. Monday
Es una plataforma basada en la nube que permite crear flujos de trabajo personalizados en cuestión de minutos. Lo que hace que Monday sea especialmente valioso es que no se requieren conocimientos de programación y se adapta a las necesidades de cada empresa, ya que es totalmente personalizable.
Actualmente, es una de las plataformas de gestión de proyectos y trabajo más destacadas en el mercado. Está diseñada para coordinar proyectos entre equipos de diversos tamaños, abarcando desde pequeñas start-ups hasta grandes empresas. En esencia, Monday se autodenomina como un «sistema operativo de trabajo» (Work OS) y se destaca por su capacidad para centralizar y optimizar diversas operaciones empresariales. Brinda la posibilidad de gestionar no solo tareas, sino también procesos y proyectos de manera colaborativa y eficiente. Cuenta con un tablero de control dónde se pueden visualizar todas las tareas y tiene funcionalidades de informes y notificaciones.
2. Notion
Es una herramienta digital muy versátil que permite gestionar tareas sin importar si estás en línea o no, ya sea desde una computadora o desde un dispositivo móvil. Notion permite anotar y organizar todo lo que se te ocurra, además de colaborar eficazmente con las personas que necesites involucrar en tus proyectos.
Puede que anteriormente ya hayas explorado otras aplicaciones para tomar notas, gestionar tareas o registrar gastos. Sin embargo, Notion va mucho más allá, ya que permite escribir textos, crear listas con checkboxes o viñetas y organizar esta información en tablas, bases de datos, wikis o entradas.
Además, ofrece la posibilidad de agregar filtros de navegación que facilitan la búsqueda
rápida de información. También puedes crear páginas y subpáginas para estructurar tu contenido de manera similar a las carpetas en tu computadora.
En mi opinión, esta flexibilidad y accesibilidad hacen que Notion sea una herramienta imprescindible para emprendedores y pequeñas empresas que desean mantenerse organizados y productivos en cualquier momento y lugar.
1. Miro
Miro es prácticamente un pizarrón digital colaborativo en línea. Considero que es una herramienta esencial para cualquier empresa, ya que es muy útil en actividades tan diversas como la investigación, diseño, lluvias de ideas, mapas mentales, entre otras.
En este pizarrón digital se pueden añadir documentos, hojas de cálculo, imágenes, videos e incluso páginas web. Esta riqueza de contenido permite plasmar ideas de manera completa y visualmente atractiva. Además, permite la colaboración entre tu equipo de trabajo, ya que cuentan con funcionalidades como chats y notas, los cuales te ayudan a interactuar en tiempo real con tu equipo, sin importar dónde se encuentren. Adicionalmente, permite exportar los archivos en varios formatos como imágenes, .pdf o archivos .csv. Incluso puedes exportar directamente a Google Drive para mantener tu trabajo seguro y accesible en todo momento.
2. Google Drive
Es un espacio en la nube donde puedes almacenar y acceder a todo tipo de archivos, desde documentos y hojas de cálculo hasta presentaciones y archivos multimedia. Con esta herramienta digital de Google, puedes crear carpetas específicas para cada proyecto de tu empresa, colaborar con tu equipo en tiempo real y mantener una estructura ordenada en todo momento.
Además, se integra de manera perfecta con otras herramientas, como Google Docs, Sheets y Slides, lo que facilita la creación y edición colaborativa de documentos. Esto es ideal para equipos que trabajan en conjunto en la elaboración de propuestas, informes o cualquier otro tipo de contenido. Además, su función de historial de versiones te permite rastrear cambios y volver a versiones anteriores si es necesario.
La seguridad también es un punto fuerte de Google Drive. Tus archivos están protegidos mediante sistemas de autenticación y encriptación de alta calidad, lo que significa que tus datos están seguros y privados. También puedes establecer permisos de acceso para cada archivo o carpeta, lo que te permite controlar quién puede ver y editar tu contenido.
Estas herramientas, cada una en su propio ámbito, han demostrado ser auténticos instrumentos para lograr el éxito en un mundo donde la agilidad y la colaboración son más cruciales que nunca. La revolución digital está en pleno apogeo, y estamos aquí para descubrirlo y aprovecharlo al máximo.
Te invito a seguir leyendo mis próximas columnas, aquí en Digital es el mundo real, dónde seguiremos explorando las diversas herramientas que nos brinda la tecnología y cómo podemos aprovecharlas para hacer crecer nuestros negocios y alcanzar nuevas alturas.
Sobre la columna
¡Hola! Soy Pablo Herrada, autor de la columna “Digital es el mundo real”. Aquí te guiaré con contenido importante sobre el mundo de la tecnología y la manera actual de hacer negocios. La columna está dirigida a directores de empresas, emprendedores que tengan el interés de innovar y crecer su negocio digital.
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